Definicje
- Polityka Prywatności: niniejsza Polityka Prywatności określająca zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w Programie „Aktywni w Krakowie” oraz o przysługujących Państwu prawach.
- RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?
Jeżeli jesteś Użytkownikiem tj. uczestniczysz w wydarzeniach organizowanych przez Program:
Administratorem danych osobowych wszystkich Użytkowników gromadzonych przez formularze zapisu oraz w portalu Aktywni w Krakowie („Program”) w ramach realizowania Programu jest Fundacja Instytut Europejski z siedzibą w Warszawie ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, KRS: 0000239605, NIP: 6342573481, (dalej: „Administrator”).
Polityka Prywatności dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych przez Administratora jako administratora danych osobowych i stanowi realizację obowiązku informacyjnego Administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogiem RODO.
Administrator wskazuje następujące dane kontaktowe do kontaktu z Administratorem: Fundacja Instytut Europejski z siedzibą w Warszawie , e-mai: info@instytuteuropejski.pl
W jakich celach i na jakiej podstawie są przetwarzane Twoje dane osobowe?
Administrator przetwarza Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach:
- zawieranie i realizacja umów o świadczenie usług w ramach Programu (zapisując się na zajęcia, eventy wyrażasz zgodę na uczestnictwo i przetwarzanie danych osobowych na podstawie Polityki Prywatności), kontakt związany z realizacją umów, obsługa Programu, zajęć, obsługa reklamacji, obowiązek rozliczenia Programu. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest
– niezbędność wykonania umowy, której jesteś stroną, ewentualnie podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
– cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, polegających na nawiązaniu i utrzymaniu kontaktu z klientem oraz ułatwieniu komunikacji i wykonaniu zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). - Twoje dane osobowe, w tym wizerunek mogą być także przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody. W sytuacji, gdy wyrażasz zgodę na korzystanie z usług Programu, a w szczególności korzystasz z eventów ogólnodostępnych (np. Impreza z okazji Dnia Dziecka) Twoje dane osobowe, w tym wizerunek są przetwarzane w Programie na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Zgoda jest dobrowolna, ale konieczna do przetwarzania przez Administratora danych osobowych. Zgoda może być w każdym czasie odwołana, jednak nie wpływa na prawidłowość przetwarzania danych osobowych przed jej odwołaniem.
- realizacja obowiązków przewidzianych prawem, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, w tym wystawiania faktur, rachunków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
- ochrona praw i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, dochodzenie ewentualnych roszczeń związanych z umową, obsługa reklamacji. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzeniu roszczeń, czy też zapewnieniu ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
- cele marketingowe: Jeśli wyraziłeś/łaś na to zgodę, , od czasu do czasu będziemy na Twój adres e-mail przesyłać informacje o nowych ofertach lub aktualizacjach związanych z Programem. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu usług Programu, w przypadku gdy wyraziłeś/łaś zgodę na otrzymywanie od Administratora informacji handlowych, treści marketingowych określonymi kanałami przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Zgodę możesz wycofać w każdym czasie, przesyłając swoje żądanie możesz przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: info@instytuteuropejski.pl.
Od kogo uzyskaliśmy Twoje dane osobowe? Czy podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne i jaki jest zakres przetwarzanych danych osobowych?
- Twoje dane osobowe zostały przekazane przez Ciebie za pośrednictwem przedstawicieli Programu. W przypadku osób niepełnoletnich, dane mogły zostać przekazane przez osobę uprawnioną (rodzica, opiekuna) lub upoważnioną do korzystania z Programu.
- Przetwarzamy następujące dane osobowe uczestników Programu: imię, nazwisko dziecka, data urodzenia, wiek, imię, nazwisko rodzica/opiekuna, adres e-mail, telefon, wizerunek, obecność na wybranych zajęciach.
- Dane osobowe pobieramy osobiście poprzez przedstawicieli Programu podczas zapisów na zajęcia, eventy lub online poprzez rejestrację użytkownika na usługi i zajęcia w ramach Programu.
- Podanie przez uczestników Programu innych informacji, w tym danych osobowych jest dobrowolne. Zwracamy jednak uwagę, że jako Administrator będziemy przetwarzać informacje dotyczące wprowadzonych danych osobowych podane w ramach Programu.
- W ramach Programu poprzez stronę internetową, Administrator może zbierać logi w celu diagnostyki systemu i eliminowania nieprawidłowości i logi, które mogą zawierać dane użytkownika. Dane zapisane w logach serwera nie są łączone z użytkownikami Programu i nie są wykorzystywane przez Administratora w celu identyfikacji. Administrator przetwarza informacje z logów w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania systemem, postawę prawną przetwarzania takich informacji stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Komu są przekazywane Twoje dane osobowe?
Administrator może przekazać dane osobowe:
- upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora;
- usługodawcom i podmiotom wspierającym Administratora w wypełnianiu uprawnień i obowiązków oraz usługodawcom, którym Administrator zleca usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności dostawcom poszczególnych usług i zajęć, dostawcom usług księgowych, prawnych, IT, serwera, hostingu, fundacji.
- w niektórych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być również przekazywane organom nadzorującym, sądom i innym organom publicznym i podmiotom upoważnionym, wyłącznie w przypadkach, w których zobowiązują nas do tego przepisy obowiązującego prawa.
Jak długo przechowywane są Twoje dane osobowe?
- Twoje dane osobowe są przetwarzane odpowiednio:
a) Twoje dane przetwarzamy tylko tak długo, jak to niezbędne do realizacji celu przetwarzania, tj. usług i zajęć w ramach Programu oraz ich rozliczenia;
b) w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Administratora, do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych, chyba ze wcześniej ustanie cel przetwarzania; - Twoje dane przetwarzamy przez okres realizacji obowiązków i zadań wynikających z poszczególnych przepisów prawa – w celu wykonywania obowiązków podatkowo-księgowych, do końca roku obrachunkowego oraz przez pięć lat po jego upływie zgodnie z polskim prawem podatkowym.
- Okres przechowywania danych osobowych może zostać przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, w tym cywilnoprawnych, administracyjnych, podatkowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora.
Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?
Dokładamy najwyższych starań, by zapewnić Ci ochronę danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Jednak, jeśli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora jest niezgodne z prawem przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (tj. w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg praw. Wszelkie żądania związane z realizacją praw można zgłosić Administratorowi za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: info@instytuteuropejski.pl. W przypadkach określonych w przepisach RODO, masz prawo do:
- uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe Ciebie dotyczące, a jeśli ma to miejsce, żądania dostępu do treści danych osobowych (ich kopii);
- sprostowania, jeżeli Twoje dane osobowe są niedokładne lub niekompletne,
- usunięcia danych osobowych; prawo żądania usunięcia danych osobowych nie będzie mogło być zrealizowane w zakresie, w jakim Administrator musi nadal przetwarzać te dane, aby wywiązać się z obowiązku prawnego, lub jeżeli dalsze przetwarzanie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń Administratora.
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- przenoszenia danych osobowych;
- zgłoszenia sprzeciwu, wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację, w zakresie, w jakim przetwarzanie danych następuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Ponadto przysługuje Ci prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego, w tym profilowania związanego z marketingiem bezpośrednim.
- prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody (cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem). Konsekwencją wycofania zgody będzie zaprzestanie świadczenia usług, które realizowane były w oparciu o zgodę.
Czy Twoje dane osobowe podlegają profilowaniu?
Administrator nie wykorzystuje danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na osobę.
Czy Twoje dane osobowe są przekazywane do państw trzecich?
Administrator nie przekazuje Twoich danych osobowych do państw trzecich (poza granice Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
Pliki cookie i inne technologie
- Cookies, pliki cookie, to tzw. ciasteczka, czyli niewielkie pliki (zwykle tekstowe) zapisywane na urządzeniu końcowym (dysku lokalnym komputera, telefonie, tablecie, itd.) Użytkownika podczas korzystania z Programu poprzez stronę internetową. Przechowują one ustawienia, preferencje i informacje związane z korzystaniem przez Użytkownika ze strony internetowej, takie jak np. typ przeglądarki itp.
- Pliki cookie zapisywane są na zapisywane są na urządzeniu końcowym, w celu zapewnienia prawidłowego działania Platformy,. Wykorzystanie Cookies umożliwia ulepszanie strony www Programu. pod kątem potrzeb Użytkowników ją odwiedzających.
- Technologie Cookies (i inne podobne technologie śledzące) Administrator wykorzystuje w celach, których realizacja stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), tj., statystycznych, zarządzania Platformą. Uzasadniony interes Administratora polega na prowadzeniu analiz aktywności i preferencji Klientów w trakcie korzystania z Programu, w celu poprawy stosowanych funkcjonalności, ulepszenia usług Programu. Dane gromadzone za pomocą technologii Cookies są przetwarzane w sposób zautomatyzowany co umożliwia ocenę niektórych czynników dotyczących osób fizycznych, ale nie wywiera skutków prawnych dla Użytkowników
- Administrator zastrzega możliwość́ gromadzenia adresów IP odwiedzających stronę internetową Portalu, które mogą okazać się pomocne przy diagnozowaniu problemów technicznych z systemem teleinformatycznym, tworzeniu analiz statystycznych (np. określenie z jakich rejonów jest najwięcej odwiedzin strony internetowej). Dodatkowo, mogą̨ być́ przydatne przy administrowaniu i udoskonalaniu Strony internetowej. Adresy IP gromadzone są̨ w sposób anonimowy, co znaczy, że nie są kojarzone z jakimikolwiek danymi Użytkowników.
- Administrator wykorzystuje: niezbędne, techniczne pliki cookie (zawsze aktywne). Ten rodzaj plików cookie jest niezbędny do funkcjonowania strony internetowej i dlatego pozostaje wyłączony. Niezbędne cookies są zazwyczaj używane w odpowiedzi na działania podejmowane przez Użytkownika, np.: ustawienie opcji prywatności, wypełnianie formularzy, zapisanie listy do schowka. Zalicza się do nich pliki, które są odpowiedzialne za funkcje istotne dla bezpieczeństwa czy też włączanie funkcji zewnętrznych, takich jak m.in. wyświetlanie wycinka mapy. Możesz zmienić ustawienia swojej przeglądarki tak, aby je zablokować, jednak strona internetowa nie będzie wtedy funkcjonowała prawidłowo. Te pliki cookie nie przechowują żadnych danych osobowych.
- Możesz zmieniać ustawienia dotyczące plików cookie w swoich przeglądarkach internetowych, czy też bezpośrednio z poziomu strony internetowej.